সাংগঠনিক কাঠামোর পুনর্প্রকৌশলায়ন

সময়ে সময়ে সব ব্যবসাকেই তাদের কাজ করার পদ্ধতি পুনর্মূল্যায়ন করতে হয়। এর মধ্যে সাংগঠনিক কাঠামোর কার্যকারিতা যাচাইও পড়ে। ভবিষ্যতের কঠিন চ্যালেঞ্জ মোকাবেলায় কোম্পানিগুলো ক্রমশ পুনর্প্রকৌশলায়ন-এর দিকে ঝুঁকছে, অর্থাৎ কার্যক্রম উন্নত করতে ব্যবসায়িক কাঠামো ও প্রক্রিয়ার সম্পূর্ণ পুনর্নকশা। আরও সহজ করে বললে, পুনর্প্রকৌশলায়ন মানে "নতুন করে শুরু করা।" মূলত উচ্চস্তর ব্যবস্থাপনা প্রশ্ন করে: "আমরা যদি একটি নতুন কোম্পানি হতাম, তাহলে এই প্রতিষ্ঠান কীভাবে চালাতাম?" এর উদ্দেশ্য হলো বর্তমান কার্যক্রম পরিচালনাকারী পুরোনো নিয়ম ও মৌলিক ধারণাগুলো চিহ্নিত করে বাদ দেওয়া। প্রতিটি কোম্পানিতে প্রযুক্তি, মানুষ ও সাংগঠনিক লক্ষ্য নিয়ে এমন অনেক আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক নিয়ম থাকে যা আর খাটে না। তাই পুনর্প্রকৌশলায়নের লক্ষ্য হলো ব্যয় নিয়ন্ত্রণ, পণ্যের মান, গ্রাহক সেবা ও গতিতে উন্নতি আনতে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া নতুন করে নকশা করা। এই প্রক্রিয়ার ফলে আরও দক্ষ ও কার্যকর সাংগঠনিক কাঠামো তৈরি হওয়া উচিত, যা শিল্পের বর্তমান ও ভবিষ্যৎ প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশের সাথে বেশি সামঞ্জস্যপূর্ণ।

ভার্চুয়াল কর্পোরেশন

আজকের কোম্পানিগুলোর জন্য সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জগুলোর একটি হলো সব শিল্পকে প্রভাবিত করা প্রযুক্তিগত পরিবর্তনের সাথে খাপ খাওয়ানো। প্রতিষ্ঠানগুলো এমন নতুন সাংগঠনিক কাঠামো খুঁজছে যা তথ্যপ্রযুক্তিকে প্রতিযোগিতামূলক সুবিধায় বদলাতে সাহায্য করবে। ক্রমেই বেশি প্রচলিত হচ্ছে এমন একটি বিকল্প হলো ভার্চুয়াল কর্পোরেশন। এটি তথ্যপ্রযুক্তির মাধ্যমে সংযুক্ত স্বাধীন কোম্পানির নেটওয়ার্ক, যেখানে সরবরাহকারী, গ্রাহক, এমনকি প্রতিযোগীও থাকতে পারে। তারা দক্ষতা, ব্যয় ও একে অন্যের বাজারে প্রবেশাধিকার ভাগ করে নেয়। এই নেটওয়ার্ক কাঠামো কোম্পানিগুলোকে দ্রুত একত্রিত হয়ে দ্রুত বদলানো সুযোগ কাজে লাগাতে দেয়। ভার্চুয়াল কর্পোরেশনের মূল বৈশিষ্ট্যগুলো হলো:

• প্রযুক্তি। তথ্য প্রযুক্তি ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী কোম্পানিগুলোকে জোটবদ্ধ হতে এবং একসাথে কাজ করতে সহায়তা করে।
• সুযোগসন্ধান। ঐতিহ্যবাহী অংশীদারিত্বের তুলনায় জোটগুলো কম স্থায়ী, কম আনুষ্ঠানিক এবং বেশি সুযোগসন্ধানী প্রকৃতির।
• শ্রেষ্ঠত্ব। প্রতিটি অংশীদার জোটে তার মূল দক্ষতা নিয়ে আসে, ফলে প্রতিটি কার্যকরী ক্ষেত্রে উচ্চমানের একটি প্রতিষ্ঠান গড়া এবং প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা বৃদ্ধি করা সম্ভব হয়।
• আস্থা। নেটওয়ার্ক কাঠামো কোম্পানিগুলোকে পরস্পরের উপর আরও নির্ভরশীল করে তোলে এবং অংশীদারদের সাথে সম্পর্ক দৃঢ় করতে বাধ্য করে।
• সীমানাহীনতা। এই কাঠামো একটি প্রতিষ্ঠানের ঐতিহ্যবাহী সীমানা প্রসারিত করে।

এই ধারণার সবচেয়ে খাঁটি রূপে, ভার্চুয়াল কর্পোরেশন গঠনে সংযুক্ত প্রতিটি কোম্পানিকে তার মূল সত্তায় নামিয়ে আনা হয়। আদর্শভাবে, ভার্চুয়াল কর্পোরেশনের কোনো কেন্দ্রীয় কার্যালয়, সাংগঠনিক চিত্র, স্তরবিন্যাস বা উল্লম্ব একীভূতকরণ নেই। এটি জোটে কেবল তার মূল দক্ষতার অবদান রাখে। নিজের সেরা কাজের সাথে অন্যান্য কোম্পানি ও উদ্যোক্তাদের মূল দক্ষতা মিলিয়ে নেয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান কেবল উৎপাদনই করবে। কী তৈরি করতে হবে তা ঠিক করার জন্য একটি পণ্য নকশা প্রতিষ্ঠানের ওপর এবং চূড়ান্ত পণ্য বিক্রির জন্য একটি বিপণন কোম্পানির ওপর নির্ভর করবে।

যদিও সম্পূর্ণ ভার্চুয়াল প্রতিষ্ঠান এখনো তুলনামূলকভাবে বিরল, অনেক কোম্পানি ভার্চুয়াল কাঠামোর কয়েকটি বৈশিষ্ট্য গ্রহণ করছে। এর একটি উদাহরণ Cisco Systems। Cisco তার পণ্য তৈরিতে বহু উৎপাদন কারখানা ব্যবহার করে, কিন্তু কোম্পানির নিজের মালিকানায় একটিও নেই। আসলে Cisco এখন তার সব উৎপাদন চাহিদার জন্য চুক্তিভিত্তিক প্রস্তুতকারকের ওপর নির্ভর করে। সম্ভবত গ্রাহকের অর্ডারের ১০ শতাংশেরও কম ক্ষেত্রে মানুষের হাত লাগে, এবং মোট অর্ডারের অর্ধেকেরও কম Cisco-র কর্মীরা প্রক্রিয়াজাত করে। সাধারণ গ্রাহকের কাছে Cisco-র সরবরাহকারী ও মজুদ ব্যবস্থার পারস্পরিক নির্ভরতা পুরো ব্যবস্থাটিকে একটি বিশাল, নিরবচ্ছিন্ন কোম্পানির মতো দেখায়।

ভার্চুয়াল দল

প্রযুক্তি কর্পোরেশনগুলোকে ভার্চুয়াল কর্মদল গঠন করতেও সুযোগ দিচ্ছে। কর্মদলের জন্য কর্মীদের বিবেচনা করার সময় ভৌগোলিক অবস্থান আর বাধা নয়। ভার্চুয়াল দল মানে ভ্রমণের সময় ও খরচ কমে যাওয়া, স্থানান্তর ব্যয় কমা এবং কর্মীর অবস্থান নির্বিশেষে বিশেষায়িত প্রতিভার সদ্ব্যবহার।

যখন ব্যবস্থাপকদের কোনো প্রকল্পে কর্মী নিয়োগ করতে হয়, তখন তাদের কেবল প্রয়োজনীয় দক্ষতার একটি তালিকা এবং সেই দক্ষতাসম্পন্ন কর্মীদের একটি সাধারণ তালিকা তৈরি করতে হয়। কর্মীদের পুল নির্ধারিত হয়ে গেলে, ব্যবস্থাপক কেবল সেরা মিশ্রণটি বেছে নেন এবং ভার্চুয়াল দল গঠন করেন। ভার্চুয়াল দলের বিশেষ চ্যালেঞ্জের মধ্যে রয়েছে সদস্যদের মনোযোগী ও অনুপ্রাণিত রাখা এবং ভিন্ন ভিন্ন অবস্থান সত্ত্বেও ইতিবাচক যোগাযোগ বজায় রাখা। সম্ভব হলে দল গঠনের প্রাথমিক পর্যায়ে অন্তত একটি সরাসরি সাক্ষাৎ এই সম্ভাব্য সমস্যা সমাধানে সাহায্য করতে পারে।

Exhibit 7.11 আজকের উচ্চ-প্রযুক্তির বিশ্বে, যেখানে ইন্টারনেট সংযোগ পাওয়া যায় সেখানেই দল গঠন করা সম্ভব। বৈশ্বিকায়ন এবং আউটসোর্সিং আজকের ব্যবসায়িক কার্যক্রমে সাধারণ কৌশল হওয়ায়, সব ধরনের ও আকারের কোম্পানি বিশ্বের অর্ধেক পথ দূরে থাকা মানুষ ও প্রকল্পগুলোকে সমন্বয় করতে ভার্চুয়াল দল ব্যবহার করে। ঐতিহ্যবাহী দলের সহকর্মীদের মতো নয়, ভার্চুয়াল দলের সদস্যরা বিভিন্ন স্থান ও মহাদেশ থেকে কাজ করায় খুব কমই সরাসরি মিলিত হন।ভার্চুয়াল দলগুলো ব্যবসায়, কর্মী এবং অন্যান্য সদস্যদের জন্য কী ব্যবহারিক সুবিধা দেয়? (Credit: ThoroughlyReviewed/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

আউটসোর্সিং

আরেকটি সাংগঠনিক প্রবণতা যা আজকের ব্যবস্থাপকদের প্রভাবিত করে চলেছে তা হলো আউটসোর্সিং। কয়েক দশক ধরে কোম্পানিগুলো বিভিন্ন কাজ আউটসোর্স করে আসছে। উদাহরণস্বরূপ, কার্যঘণ্টা নথিভুক্ত করা, সুযোগ-সুবিধা ও মজুরির হার ব্যবস্থাপনা এবং বেতন দেওয়ার মতো বেতন-সংক্রান্ত কাজ বছরের পর বছর ধরে তৃতীয় পক্ষের সেবাদাতারা সামলে আসছে। তবে আজ আউটসোর্সিং গ্রাহক সেবা, উৎপাদন, প্রকৌশল, তথ্যপ্রযুক্তি, বিক্রয় ও বিপণনসহ ব্যবসায়িক কাজের অনেক বিস্তৃত পরিসর জুড়ে আছে।

ঐতিহাসিকভাবে কোম্পানিগুলো দুটি প্রধান কারণে আউটসোর্স করেছে: খরচ কমানো এবং শ্রমের চাহিদা মেটানো। প্রায়ই এই দুই চাহিদা পূরণ করতে কোম্পানিগুলো বিদেশি প্রতিষ্ঠানে কাজ আউটসোর্স করে। ২০১৭ সালেও আউটসোর্সিং অনেক ব্যবসার কার্যক্রমের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, তবে এটি আর কেবল নিম্নস্তরের কাজেই সীমাবদ্ধ নয়। Deloitte-এর সাম্প্রতিক Global Outsourcing Survey-এর কিছু অন্তর্দৃষ্টি এটি স্পষ্ট করে। ২৮০টি বৈশ্বিক প্রতিষ্ঠানের জরিপ-উত্তরদাতাদের মতে, আউটসোর্সিং সফল হচ্ছে কারণ এটি পরিবর্তিত ব্যবসায়িক পরিবেশের সঙ্গে নিজেকে মানিয়ে নিচ্ছে। জরিপ অনুযায়ী, HR এবং IT-এর মতো পরিণত কার্যাবলিতে আউটসোর্সিং বৃদ্ধি পাচ্ছে, আবার facilities management, purchasing এবং real estate-এর মতো অপ্রচলিত ব্যবসায়িক কার্যাবলিতেও এটি সফলভাবে বিস্তৃত হয়েছে। এছাড়া, কিছু ব্যবসা আউটসোর্সিংকে শুধু ব্যয় কমানোর উপায় হিসেবে নয়, বরং কার্যক্রমে উদ্ভাবন সঞ্চার এবং প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা ধরে রাখার উপায় হিসেবেও দেখে। কোম্পানিগুলো যত বেশি আউটসোর্সিংকে কেবল ব্যয়-সাশ্রয়ী কৌশলের বাইরে দেখতে শুরু করবে, ততই তারা ভেন্ডরদের কাছ থেকে উদ্ভাবনসহ অন্যান্য সুবিধা দেওয়ার প্রত্যাশা করবে।¹⁷

গত কয়েক বছরে আউটসোর্সিংয়ের আরেকটি রূপও বেশ প্রচলিত হয়েছে, আংশিকভাবে ২০০৭-২০০৯ সালের বৈশ্বিক মন্দার ধীর অর্থনৈতিক পুনরুদ্ধারের ফল হিসেবে। যুক্তরাষ্ট্রের অনেক ব্যবসা ধীরে ধীরে প্রবৃদ্ধি পেলেও পূর্ণকালীন কর্মী নিয়োগে দ্বিধায় ছিল। ফলে কিছু কোম্পানি ফ্রিল্যান্সারদের চুক্তিভিত্তিক কাজ দিতে শুরু করে। এই ফ্রিল্যান্সারদের পূর্ণকালীন কর্মী হিসেবে ধরা হয় না এবং তারা কোম্পানির সুবিধা পাওয়ার যোগ্য নয়। এই পদ্ধতি gig economy নামে পরিচিত, এবং এর সুবিধা ও অসুবিধা দুটোই আছে। কিছু gig worker স্বনিযুক্ত থাকার স্বাধীনতা পছন্দ করেন, আবার অন্যরা স্বীকার করেন যে কোম্পানির পূর্ণকালীন চাকরি না পাওয়ায় তারা একাধিক ছোট প্রকল্প নিচ্ছেন। আরেক দল ব্যক্তি পূর্ণকালীন চাকরি করেও আয় বাড়ানোর জন্য Uber বা Lyft-এ গাড়ি চালানোর মতো gig নেন। সাম্প্রতিক অনুমান বলছে, আগামী কয়েক বছরে gig economy যুক্তরাষ্ট্রের শ্রমশক্তির এক-তৃতীয়াংশের বেশি মানুষের ওপর প্রভাব ফেলতে পারে।¹⁸

চ্যালেঞ্জ থাকলেও আউটসোর্সিং কর্মসূচি কার্যকর হতে পারে। আউটসোর্সিং সফল করতে ব্যবস্থাপকদের যা করতে হবে:

• একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক সমস্যা চিহ্নিত করা।
• সম্ভাব্য সকল সমাধান বিবেচনা করা।
• কাজটি আউটসোর্স করা সমস্যার উপযুক্ত সমাধান কিনা তা নির্ধারণ করা।
• বিক্রেতাদের সাথে একটি কৌশলগত আউটসোর্সিং অংশীদারিত্ব এবং একটি শক্তিশালী কাঠামো তৈরি করা যা নিরবচ্ছিন্ন সহযোগিতা ও যোগাযোগকে উৎসাহিত করে।
• দুই পক্ষের মধ্যে আস্থা তৈরি করতে নিয়মিতভাবে আউটসোর্সিং অংশীদারদের সাথে যুক্ত থাকা।
• উভয় পক্ষের জন্য উপকারী দীর্ঘমেয়াদি কৌশলগত অংশীদারিত্ব গড়ে তোলার লক্ষ্যে আউটসোর্সিং সেবাদাতাদের অনুরোধ পূরণ বা প্রয়োজনে চাহিদা সমন্বয়ের ক্ষেত্রে নমনীয় থাকা।¹⁹

বৈশ্বিক একীভূতকরণের জন্য কাঠামো নির্মাণ

মেগা-ফার্ম তৈরিকারী সাম্প্রতিক একীভূতকরণ (যেমন Microsoft ও LinkedIn, Amazon ও Whole Foods, এবং Verizon ও Yahoo) কর্পোরেট কাঠামো নিয়ে কিছু গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন তোলে। ব্যবস্থাপকরা কীভাবে এই বিশাল ও জটিল নতুন প্রতিষ্ঠানগুলোর বৈশ্বিক অংশকে একটি সংহত ও সফল সমগ্রে সংগঠিত করবেন? সিদ্ধান্ত গ্রহণ কি কেন্দ্রীভূত হবে নাকি বিকেন্দ্রীভূত? প্রতিষ্ঠান কি ভৌগোলিক বাজার না পণ্য সারির ভিত্তিতে সংগঠিত হবে? আর কীভাবে সম্পূর্ণ ভিন্ন প্রাতিষ্ঠানিক সংস্কৃতিকে একত্রিত করা যাবে? বৈশ্বিক কোম্পানিগুলোর একীভূতকরণ সফল হতে হলে এই ও আরও অনেক সমস্যার সমাধান করতে হবে।

নতুন সাংগঠনিক কাঠামো নকশার বাইরেও দুটি বড় কোম্পানি একীভূত করার সময় সবচেয়ে কঠিন চ্যালেঞ্জগুলোর একটি হলো সংস্কৃতি মিলিয়ে একটি একক ব্যবসা গড়ে তোলা। Dramamine এবং Rogaine-এর প্রস্তুতকারক Pfizer ও Pharmacia-এর একীভূতকরণও এর ব্যতিক্রম নয়। সংস্কৃতিকে কার্যকরভাবে একীভূত করতে ব্যর্থ হলে সাংগঠনিক দক্ষতার ওপর গুরুতর প্রভাব পড়তে পারে।

এই বিশাল একীভূতকরণের কৌশলগত পরিকল্পনার অংশ হিসেবে, Pfizer ১৪টি দল গঠন করেছিল যারা অর্থায়ন, মানবসম্পদ, পরিচালনা সহায়তা, মূলধনী উন্নয়ন, গুদাম ব্যবস্থাপনা, লজিস্টিক্স, মান নিয়ন্ত্রণ এবং তথ্য প্রযুক্তি বিষয়ে সুপারিশ করবে। প্রক্রিয়াটি সহজতর করতে একজন বাইরের পরামর্শদাতা নিয়োগ করা হয়েছিল। দলগুলোর প্রথম কাজগুলোর মধ্যে একটি ছিল বিজয়ী (Pfizer) বনাম বিজিত (Pharmacia) মনোভাবের মোকাবেলা করা। কোম্পানির কর্মকর্তারা নিশ্চিত করতে চেয়েছিলেন যে সকল কর্মী জানুক তাদের ধারণাগুলো মূল্যবান এবং ঊর্ধ্বতন ব্যবস্থাপনা তাদের কথা শুনছে।

যত বেশি বৈশ্বিক একীভূতকরণ হচ্ছে, কখনো কখনো সবচেয়ে অপ্রত্যাশিত অংশীদারদের মধ্যেও, কোম্পানিগুলোকে নিশ্চিত করতে হবে যে তাদের একীভূতকরণ পরিকল্পনায় সাংস্কৃতিক পার্থক্য মোকাবেলার কৌশল, যৌক্তিক নেতৃত্ব কাঠামো স্থাপন, সংগঠনের সব স্তরে শক্তিশালী দ্বিমুখী যোগাযোগ চ্যানেল বাস্তবায়ন, এবং “নতুন” সংগঠনের দর্শন, মিশন, মূল্যবোধ ও সংস্কৃতি পুনর্নির্ধারণের ব্যবস্থা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।²⁰