6.5 নিয়ন্ত্রণ

5. প্রতিষ্ঠানগুলো কীভাবে কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ করে?

ব্যবস্থাপকদের চতুর্থ মূল কাজ হলো নিয়ন্ত্রণ। নিয়ন্ত্রণ হলো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের দিকে অগ্রগতি যাচাইয়ের প্রক্রিয়া। এর মধ্যে রয়েছে পরিকল্পনার বাস্তবায়ন পর্যবেক্ষণ করা এবং পরিকল্পনা থেকে বিচ্যুতি সংশোধন করা। যেমন Exhibit 6.6 দেখায়, নিয়ন্ত্রণকে পাঁচটি পর্যায়ে গঠিত একটি চক্রাকার প্রক্রিয়া হিসেবে দেখা যেতে পারে:

Exhibit 6.6 নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া (Credit: স্বত্বাধিকার Rice University, OpenStax, CC BY 4.0 লাইসেন্সের অধীনে।)

কর্মসম্পাদন মানদণ্ড হলো কর্মসম্পাদনের সেই স্তর যা প্রতিষ্ঠান অর্জন করতে চায়। এই লক্ষ্যগুলো কৌশলগত, কার্যকৌশলগত এবং কার্যপরিচালনামূলক পরিকল্পনার ভিত্তিতে ঠিক করা হয়। সবচেয়ে কার্যকর কর্মসম্পাদন মানদণ্ড একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে অর্জনযোগ্য পরিমাপযোগ্য আচরণগত উদ্দেশ্য নির্ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, কোনো কোম্পানির বিক্রয় বিভাগের লক্ষ্যমাত্রা হতে পারে "জানুয়ারি মাসে মোট বিক্রয় ২,০০,০০০ মার্কিন ডলার"। সেই বিভাগের প্রতিটি কর্মীরও একটি নির্দিষ্ট কর্মসম্পাদন লক্ষ্যমাত্রা থাকবে। কাঙ্ক্ষিত মানদণ্ডের বিপরীতে প্রকৃত প্রতিষ্ঠান, বিভাগ বা ব্যক্তিগত কর্মসম্পাদন পরিমাপ করলে ফাঁক আছে কিনা বোঝা যায়। কর্মসম্পাদনে ফাঁক থাকলে এর কারণ বের করে সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নিতে হবে।

নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় প্রতিক্রিয়া অপরিহার্য। অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানের একটি প্রতিবেদন ব্যবস্থা থাকে, যা কর্মসম্পাদন মানদণ্ড পূরণ না হওয়া ক্ষেত্রগুলো চিহ্নিত করে। প্রতিক্রিয়া ব্যবস্থা ব্যবস্থাপকদের সমস্যা নিয়ন্ত্রণের বাইরে যাওয়ার আগেই তা ধরতে সাহায্য করে। সমস্যা দেখা দিলে ব্যবস্থাপকরা সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নেন। Toyota তার গাড়ি সমাবেশ লাইনে একটি সহজ কিন্তু কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ব্যবহার করে। প্রতিটি কর্মী তার ঠিক আগের প্রক্রিয়ার গ্রাহক হিসেবে কাজ করে। প্রতিটি কর্মীকে মান নিয়ন্ত্রণ পরিদর্শকের ক্ষমতা দেওয়া হয়। কোনো যন্ত্রাংশ ত্রুটিপূর্ণ হলে বা সঠিকভাবে বসানো না হলে, পরবর্তী কর্মী তা নেবে না। যেকোনো কর্মী একটি দড়ি টেনে সতর্কতা বাতি জ্বালিয়ে (অর্থাৎ, প্রতিক্রিয়া দিয়ে) তত্ত্বাবধায়ককে সমস্যার কথা জানাতে পারে। সমস্যা না মিটলে কর্মী পুরো সমাবেশ লাইন বন্ধ করে দিতে পারে।

নিয়ন্ত্রণ একজন ব্যবস্থাপকের কাজের এত গুরুত্বপূর্ণ অংশ কেন? প্রথমত, এটি ব্যবস্থাপকদের অন্য তিনটি কাজের সাফল্য যাচাই করতে সাহায্য করে: পরিকল্পনা, সংগঠন এবং নেতৃত্বদান। দ্বিতীয়ত, নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কর্মীদের আচরণকে প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনের দিকে চালিত করে। তৃতীয়ত, নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কর্মীদের কার্যক্রম সমন্বয় করার এবং প্রতিষ্ঠানজুড়ে সম্পদ সংহত করার একটি উপায় দেয়।