কর্তৃত্ব—সাংগঠনিক সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা

7.4 কর্তৃত্ব—সাংগঠনিক সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা

প্রতিষ্ঠানগুলো তাদের অভ্যন্তরীণ সম্পর্ক প্রতিষ্ঠার জন্য কোন কোন উপকরণ ব্যবহার করে?

কোম্পানিগুলো বিভাগীয়করণের পদ্ধতি বেছে নেওয়ার পর সেই কাঠামোর মধ্যে সম্পর্ক গড়তে হয়। অন্য কথায়, কোম্পানিকে ঠিক করতে হয় কতটি ব্যবস্থাপনার স্তর দরকার এবং কে কার কাছে রিপোর্ট করবে। এটাও ঠিক করতে হয় প্রতিটি ব্যবস্থাপকের হাতে কতটুকু নিয়ন্ত্রণ থাকবে এবং প্রতিষ্ঠানের কোন স্তরে সিদ্ধান্ত নেওয়া ও বাস্তবায়ন হবে।

ব্যবস্থাপকীয় স্তরবিন্যাস

ব্যবস্থাপকীয় স্তরবিন্যাস (যা ব্যবস্থাপনা পিরামিড নামেও পরিচিত) একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবস্থাপনার স্তরগুলো দ্বারা সংজ্ঞায়িত হয়। সাধারণত ব্যবস্থাপনা কাঠামোতে তিনটি স্তর থাকে: উচ্চস্তর, মধ্যস্তর এবং তত্ত্বাবধায়ক ব্যবস্থাপনা। ব্যবস্থাপকীয় স্তরবিন্যাসে প্রতিটি সাংগঠনিক একক উচ্চতর স্তরের একজন ব্যবস্থাপক নিয়ন্ত্রণ ও তত্ত্বাবধান করেন। সর্বোচ্চ আনুষ্ঠানিক কর্তৃত্বসম্পন্ন ব্যক্তি স্তরবিন্যাসের শীর্ষে থাকেন। একজন ব্যবস্থাপক যত উঁচু স্তরে থাকেন, তাঁর ক্ষমতা তত বেশি। তাই ব্যবস্থাপনা পিরামিডে নিচে নামার সঙ্গে সঙ্গে ক্ষমতা কমে। একই সময়ে, নিচে নামলে কর্মীর সংখ্যা বাড়ে।

আজকের সব কোম্পানি এই প্রচলিত কাঠামো ব্যবহার করছে না। সম্পূর্ণরূপে স্তরবিন্যাস বাদ দিয়েছে এমন একটি কোম্পানি হলো The Morning Star Company, বিশ্বের বৃহত্তম টমেটো প্রক্রিয়াকরণকারী প্রতিষ্ঠান। ক্যালিফোর্নিয়ার Woodland-এ অবস্থিত এই কোম্পানিটি ৬০০ জন স্থায়ী "সহকর্মী" এবং ফসল কাটার মৌসুমে অতিরিক্ত ৪,০০০ জন শ্রমিক নিয়োগ করে। প্রতিষ্ঠাতা ও একমাত্র মালিক Chris Rufer স্ব-ব্যবস্থাপনার দর্শনের উপর কোম্পানিটি গড়ে তুলেছিলেন। এখানে পেশাদাররা সহকর্মী, গ্রাহক, সরবরাহকারী ও অন্যদের সঙ্গে নিজেরাই যোগাযোগ ও সমন্বয় শুরু করেন এবং কোম্পানির কর্পোরেট লক্ষ্য অর্জনে ব্যক্তিগত দায়িত্ব নেন।¹²

সুস্পষ্ট স্তরবিন্যাসবিশিষ্ট একটি প্রতিষ্ঠানে একটি স্পষ্ট নির্দেশের ধারাবাহিকতা থাকে। এটি কর্তৃত্বের সেই রেখা যা প্রতিষ্ঠানের এক স্তর থেকে আরেক স্তরে, উপর থেকে নিচে বিস্তৃত হয় এবং কে কার কাছে রিপোর্ট করবে তা স্পষ্ট করে। নির্দেশের ধারাবাহিকতা সাংগঠনিক চিত্রে দেখানো হয় এবং CEO থেকে শুরু করে পণ্য ও সেবা তৈরির কর্মীদের পর্যন্ত অনুসরণ করা যায়। একক কমান্ড নীতির অধীনে, প্রত্যেকে কেবল একজন বসের কাছে রিপোর্ট করে এবং তাঁর কাছ থেকেই নির্দেশ পায়। একক কমান্ড নিশ্চিত করে যে প্রত্যেকের একজন সরাসরি তত্ত্বাবধায়ক থাকবেন এবং তারা একাধিক তত্ত্বাবধায়কের কাছ থেকে নির্দেশ নেবেন না। একক কমান্ড ও নির্দেশের ধারাবাহিকতা প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেককে স্পষ্ট নির্দেশনা দেয় এবং বিভিন্ন কাজে থাকা মানুষদের সমন্বয় করতে সাহায্য করে।

ম্যাট্রিক্স সংগঠন স্বয়ংক্রিয়ভাবে একক কমান্ড নীতি লঙ্ঘন করে কারণ কর্মীরা একাধিক বসের কাছে রিপোর্ট করেন, যদিও কেবল একটি প্রকল্পের সময়কালের জন্য হলেও। উদাহরণস্বরূপ, Unilever, যে ভোক্তা-পণ্য কোম্পানিটি Dove সাবান, Ben & Jerry's আইসক্রিম এবং Hellmann's মেয়নেজ তৈরি করে, এর আগে একটি ম্যাট্রিক্স কাঠামো ছিল যেখানে উত্তর আমেরিকার জন্য একজন CEO এবং ইউরোপের জন্য আরেকজন CEO ছিলেন। কিন্তু উভয় অবস্থানে কার্যরত বিভাগের কর্মীরা নিশ্চিত ছিলেন না কোন CEO-এর সিদ্ধান্তকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। আজ, কোম্পানিটি পণ্যভিত্তিক বিভাগীয়করণ কাঠামো ব্যবহার করে।¹³ Unilever-এর মতো কোম্পানিগুলো ম্যাট্রিক্স কাঠামো ছাড়ার প্রবণতা দেখায় অস্পষ্ট বা দ্বৈত প্রতিবেদন সম্পর্কের সমস্যার কারণে—অর্থাৎ একক কমান্ডের অভাবের কারণে।

নির্দেশের ধারাবাহিকতায় যারা থাকেন, তারা প্রতিষ্ঠানের অন্যদের উপর কর্তৃত্ব রাখেন। কর্তৃত্ব হলো বৈধ ক্ষমতা, যা প্রতিষ্ঠান দেয় এবং কর্মীরা মেনে নেয়। এটি একজন ব্যক্তিকে কাজের নির্দেশ দিতে এবং আনুগত্য আশা করতে সুযোগ দেয়। কর্তৃত্ব প্রয়োগের অর্থ হলো সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং সেগুলো বাস্তবায়ন নিশ্চিত করা। বেশিরভাগ ব্যবস্থাপক নির্দেশের ধারাবাহিকতায় তাঁদের নিচের স্তরে কিছু পরিমাণ কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব অর্পণ করেন। কর্তৃত্ব অর্পণ কর্মীদের তাদের তত্ত্বাবধায়কের কাছে জবাবদিহি নিশ্চিত করে। জবাবদিহিতা মানে ফলাফলের দায়িত্ব বহন করা। সাধারণত ব্যবস্থাপকরা অধীনস্থদের কাজ দেন এবং সিদ্ধান্তে অংশীদারিত্বের সুযোগ দেন। এর ফলে কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব প্রতিষ্ঠানের নিচের দিকে প্রবাহিত হয়। অন্যদিকে, জবাবদিহিতা ঊর্ধ্বমুখীভাবে চলে, কারণ উচ্চতর স্তরের ব্যবস্থাপকরা অধীনস্থদের কাজের জন্য দায়বদ্ধ থাকেন।

নিয়ন্ত্রণের পরিধি

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানকে ঠিক করতে হয় যে, সাংগঠনিক এককগুলোর কাজ কার্যকরভাবে তদারকি করতে ব্যবস্থাপকীয় স্তরবিন্যাসের প্রতিটি স্তরে কতজন ব্যবস্থাপক দরকার। একজন ব্যবস্থাপকের নিয়ন্ত্রণের পরিধি (যা কখনো কখনো ব্যবস্থাপনার পরিধি বলা হয়) হলো সেই কর্মীর সংখ্যা যাদের ব্যবস্থাপক সরাসরি তত্ত্বাবধান করেন। এটি দুই বা তিনজনের মতো সংকীর্ণ বা ৫০ বা তার বেশি কর্মীর মতো বিস্তৃত হতে পারে। সাধারণভাবে, নিয়ন্ত্রণের পরিধি যত বড়, প্রতিষ্ঠান তত বেশি দক্ষ। তবে Table 7.2-এ দেখা যায়, সংকীর্ণ ও বিস্তৃত উভয় নিয়ন্ত্রণের পরিধিরই সুবিধা ও অসুবিধা আছে।

সংকীর্ণ ও বিস্তৃত নিয়ন্ত্রণের পরিধি
	সুবিধা	অসুবিধা
সংকীর্ণ নিয়ন্ত্রণের পরিধি	এই পদ্ধতিতে উচ্চ মাত্রায় নিয়ন্ত্রণ সম্ভব হয়। অধীনস্থ কম হলে ব্যবস্থাপক প্রত্যেকের সঙ্গে আরও ঘনিষ্ঠভাবে পরিচিত হতে পারেন। ঘনিষ্ঠ তত্ত্বাবধান তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দিতে পারে।	ব্যবস্থাপনার স্তর বেশি হলে ব্যয়ও বাড়ে। উল্লম্ব স্তরের কারণে সিদ্ধান্ত নেওয়া ধীর হয়ে পড়ে। উচ্চস্তর ব্যবস্থাপনা বিচ্ছিন্ন হয়ে পড়ে। এই পদ্ধতি কর্মীদের স্বায়ত্তশাসনে বাধা দেয়।
বিস্তৃত নিয়ন্ত্রণের পরিধি	ব্যবস্থাপনার কম স্তর থাকলে দক্ষতা বাড়ে এবং ব্যয় কমে। অধস্তন কর্মীদের বেশি স্বায়ত্তশাসনের ফলে সিদ্ধান্ত নেওয়া দ্রুত হয়। এই পদ্ধতি সাংগঠনিক নমনীয়তা বাড়ায়। এই পদ্ধতি কর্মীদের ক্ষমতায়নের মাধ্যমে চাকরিতে বেশি সন্তুষ্টি আনে।	এই পদ্ধতিতে নিয়ন্ত্রণের মাত্রা কম থাকে। অধস্তন বেশি হলে ব্যবস্থাপকদের পক্ষে তাদের সঙ্গে পরিচিত হওয়া কঠিন হতে পারে। ব্যবস্থাপকরা এত বেশি কর্মীর মধ্যে ছড়িয়ে পড়তে পারেন যে প্রয়োজনীয় নেতৃত্ব বা সহায়তা দিতে পারেন না। সমন্বয় বা সংযোগের অভাব দেখা দিতে পারে।

Table 7.2

যদি শত শত কর্মী একই কাজ করেন, তাহলে একজন তত্ত্বাবধায়ক অনেক বড় সংখ্যক কর্মী পরিচালনা করতে পারেন। পোশাক কারখানায় এমন হতে পারে, যেখানে শত শত সেলাই মেশিন অপারেটর একই নকশায় কাজ করেন। কিন্তু কর্মীরা যদি জটিল ও বিভিন্ন ধরনের কাজ করেন, তাহলে একজন ব্যবস্থাপক কার্যকরভাবে অনেক কম কর্মীকে তদারকি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি ওষুধ কোম্পানির গবেষণা ও উন্নয়ন বিভাগের তত্ত্বাবধায়ক কাজের জটিল প্রকৃতির কারণে মাত্র কয়েকজন গবেষণা রসায়নবিদকে তদারকি করতে পারেন।

ধারণা যাচাই

নির্দেশের ধারাবাহিকতা কীভাবে প্রতিবেদন সম্পর্কগুলোকে স্পষ্ট করে?
রৈখিক ও পদস্থ সংগঠনে একটি স্টাফ পদের ভূমিকা কী?
সর্বোত্তম নিয়ন্ত্রণের পরিধি নির্ধারণ করে কোন কোন উপাদান?