নগদ অর্থ ব্যবস্থাপনা: তারল্য নিশ্চিতকরণ

নগদ অর্থ ব্যবসায়ের প্রাণ। এটি ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠান চালানো সম্ভব নয়। আর্থিক ব্যবস্থাপকের একটি গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব হলো নগদ অর্থ ব্যবস্থাপনা, অর্থাৎ বিল পরিশোধের সময় এবং অপ্রত্যাশিত ব্যয় মেটাতে হাতে পর্যাপ্ত নগদ থাকা নিশ্চিত করা।

ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানগুলো একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য তাদের নগদ অর্থের চাহিদা অনুমান করে। অনেক প্রতিষ্ঠান অপ্রত্যাশিত ব্যয় বা প্রক্ষেপিত নগদ প্রবাহের পরিবর্তন মোকাবেলায় একটি সর্বনিম্ন নগদ উদ্বৃত্ত রাখে। ঘাটতি পূরণের জন্য আর্থিক ব্যবস্থাপক ঋণের ব্যবস্থা করেন। নগদ অর্থের আগমন ও নির্গমনের পরিমাণ এবং সময় যদি প্রায় সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়, তাহলে প্রতিষ্ঠানকে হাতে খুব কম নগদ রাখতে হয়। যেসব প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় ও প্রাপ্তি বছরজুড়ে মোটামুটি অনুমানযোগ্য ও নিয়মিত, তাদের তুলনায় মৌসুমি বিক্রয় ও প্রাপ্তির ধরন রয়েছে এমন প্রতিষ্ঠানের বেশি নগদ অর্থের প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি খেলনা প্রতিষ্ঠান, যার বিক্রয় মূলত শরৎকালে কেন্দ্রীভূত, বসন্ত ও গ্রীষ্মকালে মজুদ পণ্য তৈরিতে প্রচুর নগদ ব্যয় করে। শীতকাল ও বসন্তের শুরুতে, যখন এটি সর্বোচ্চ বিক্রয় মৌসুমের বিক্রয় থেকে অর্থ সংগ্রহ করে, তখন তার কাছে নগদ উদ্বৃত্ত থাকে।

চেকিং অ্যাকাউন্টে রাখা নগদ অর্থ সামান্য বা কোনো সুদই অর্জন করে না বলে আর্থিক ব্যবস্থাপক নগদ উদ্বৃত্ত কম রাখার এবং অতিরিক্ত নগদ বিনিয়োগ করার চেষ্টা করেন। অতিরিক্ত অর্থ সাময়িকভাবে বিক্রয়যোগ্য সিকিউরিটি তে বিনিয়োগ করা হয়, যা সহজেই নগদে রূপান্তরযোগ্য স্বল্পমেয়াদি বিনিয়োগ। আর্থিক ব্যবস্থাপক উচ্চ মুনাফা প্রদানকারী কম-ঝুঁকির বিনিয়োগ খোঁজেন। তিনটি সর্বাধিক জনপ্রিয় বিক্রয়যোগ্য সিকিউরিটি হলো ট্রেজারি বিল, আমানতের সনদপত্র এবং বাণিজ্যিক পেপার। বাণিজ্যিক পেপার / বাণিজ্যিক দলিল হলো আর্থিকভাবে শক্তিশালী কর্পোরেশন কর্তৃক ইস্যুকৃত জামানতবিহীন স্বল্পমেয়াদি দেনা--একটি ঋণস্বীকৃতিপত্র। আজকের আর্থিক ব্যবস্থাপকদের কাছে স্বল্পমেয়াদি সর্বোত্তম বিনিয়োগ খুঁজে পেতে সহায়তার জন্য নতুন সরঞ্জাম রয়েছে, যেমন অনলাইন ট্রেডিং প্ল্যাটফর্ম, যা সময় বাঁচায় এবং আরও বেশি ধরনের বিনিয়োগের সুযোগ দেয়। এগুলো বিশেষভাবে সেইসব ক্ষুদ্র প্রতিষ্ঠানের জন্য উপকারী, যাদের বড় আর্থিক কর্মীদল নেই।

বিদেশি কার্যক্রম পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানগুলো আরও বেশি নগদ অর্থ ব্যবস্থাপনার চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হয়। আন্তর্জাতিক নগদ অর্থ ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি উন্নয়ন তাত্ত্বিকভাবে সহজ শোনালেও বাস্তবে এটি অত্যন্ত জটিল। একাধিক বিদেশি মুদ্রা সামলানোর পাশাপাশি, কোষাধ্যক্ষদের প্রতিটি দেশে ব্যাংকিং অনুশীলন, নিয়ন্ত্রক এবং কর সংক্রান্ত প্রয়োজনীয়তা বুঝতে ও মেনে চলতে হয়। বিধিবিধান সীমানা পেরিয়ে অর্থ স্থানান্তরের ক্ষমতাকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে। এছাড়াও, প্রতিটি অফিসের জন্য একই পদ্ধতি নির্ধারণ করা কার্যকর নাও হতে পারে, কারণ স্থানীয় ব্যবসায়িক অনুশীলন দেশ থেকে দেশে আলাদা। এছাড়া, স্থানীয় ব্যবস্থাপকরা কেন্দ্রীভূত কাঠামোতে যেতে অনিচ্ছুক হতে পারেন, কারণ তারা নিজ ইউনিট থেকে উৎপন্ন নগদের নিয়ন্ত্রণ ছাড়তে চান না। কর্পোরেট আর্থিক ব্যবস্থাপকদের স্থানীয় রীতিনীতির প্রতি সংবেদনশীল ও সচেতন হতে হবে এবং সে অনুযায়ী কেন্দ্রীভূতকরণ কৌশলকে মানিয়ে নিতে হবে।

নগদ অর্থ ও বিক্রয়যোগ্য সিকিউরিটির মধ্যে সঠিক ভারসাম্য খোঁজার পাশাপাশি, আর্থিক ব্যবস্থাপক মজুদ পণ্য বা সেবা ক্রয় (নগদ বহির্গমন) এবং বিক্রয় থেকে নগদ সংগ্রহ (নগদ আগমন) এর মধ্যবর্তী সময় হ্রাস করার চেষ্টা করেন। তিনটি মূল কৌশল হলো: প্রতিষ্ঠানের প্রাপ্য অর্থ (প্রাপ্য হিসাব) যত দ্রুত সম্ভব সংগ্রহ করা, প্রতিষ্ঠানের ঋণমান ক্ষতি না করে অন্যদের প্রদেয় অর্থ (প্রদেয় হিসাব) যতটা সম্ভব দেরিতে পরিশোধ করা, এবং মজুদ পণ্যে আটকে থাকা তহবিল সর্বনিম্ন পর্যায়ে রাখা।

প্রাপ্য হিসাব ব্যবস্থাপনা

প্রাপ্য হিসাব হলো এমন বিক্রয় যার জন্য প্রতিষ্ঠান এখনও অর্থ পায়নি। যেহেতু পণ্য বিক্রি হয়ে গেছে কিন্তু এখনও নগদ অর্থ পাওয়া যায়নি, তাই প্রাপ্য হিসাব হলো তহবিলের একটি ব্যবহার। গড় উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রাপ্য হিসাব মোট সম্পদের প্রায় 15 থেকে 20 শতাংশ।

আর্থিক ব্যবস্থাপকের লক্ষ্য হলো প্রতিষ্ঠানের প্রাপ্য অর্থ যত দ্রুত সম্ভব সংগ্রহ করা, পাশাপাশি বিক্রয় বাড়ানোর জন্য গ্রাহকদের যথেষ্ট আকর্ষণীয় ঋণের শর্ত দেওয়া। প্রাপ্য হিসাব ব্যবস্থাপনার মধ্যে রয়েছে ঋণ নীতি নির্ধারণ, ঋণ দেওয়ার নির্দেশিকা, ঋণের শর্তাবলি এবং নির্দিষ্ট পরিশোধের শর্ত--যেমন গ্রাহকদের বিল পরিশোধের সময়সীমা এবং দ্রুত পরিশোধের জন্য নগদ ছাড় দেওয়া হবে কিনা। প্রাপ্য হিসাব ব্যবস্থাপনার আরেকটি দিক হলো বিলম্বিত হিসাব সংগ্রহের পদ্ধতি ঠিক করা, অর্থাৎ সংগ্রহ নীতি নির্ধারণ।

ঋণ ও সংগ্রহ নীতি তৈরি আর্থিক ব্যবস্থাপকদের জন্য একটি ভারসাম্য রক্ষার কাজ। একদিকে, সহজ ঋণ নীতি বা উদার ঋণ শর্ত (দীর্ঘ পরিশোধের সময় বা বেশি নগদ ছাড়) বিক্রয় বাড়ায়। অন্যদিকে, প্রতিষ্ঠানকে আরও বেশি প্রাপ্য হিসাবে অর্থায়ন করতে হয়। অনাদায়ী প্রাপ্য হিসাবের ঝুঁকিও বৃদ্ধি পায়। ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানগুলো ঋণ ও সংগ্রহ নীতি তৈরির সময় বিক্রয়ের উপর প্রভাব, নগদ প্রবাহের সময়, অনাদায়ী ঋণের অভিজ্ঞতা, গ্রাহক প্রোফাইল এবং শিল্প মানদণ্ড বিবেচনা করে।

যেসব প্রতিষ্ঠান সংগ্রহ দ্রুত করতে চায়, তারা গ্রাহকদের নিজে থেকে পরিশোধের অপেক্ষায় না থেকে সক্রিয়ভাবে তাদের প্রাপ্য হিসাব পরিচালনা করে। সাম্প্রতিক পরিসংখ্যান অনুযায়ী, 90 শতাংশেরও বেশি ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান গ্রাহকদের কাছ থেকে বিলম্বিত পরিশোধের অভিজ্ঞতা পায়, এবং কিছু প্রতিষ্ঠান তাদের অনাদায়ী ঋণের একটি শতাংশ বাতিল করে দেয়, যা ব্যয়বহুল হতে পারে।⁴

প্রযুক্তি প্রতিষ্ঠানগুলোর ঋণ ও সংগ্রহ কর্মক্ষমতা উন্নত করতে বড় ভূমিকা রাখে। উদাহরণস্বরূপ, অনেক প্রতিষ্ঠান কোনো না কোনো ধরনের স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ ব্যবস্থা ব্যবহার করে। তা ERP সিস্টেমের আকারে হোক বা সফটওয়্যার প্রোগ্রাম ও সম্পূরক মডিউলের সমন্বয়ে হোক--এগুলো প্রতিষ্ঠানগুলোকে ঋণ ও সংগ্রহ প্রক্রিয়ায় ভালো সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে।⁵

অন্যান্য কোম্পানি নিজস্ব ব্যবস্থা গড়ে তোলার বদলে আর্থিক ও হিসাববিজ্ঞান প্রক্রিয়াগুলো বিশেষজ্ঞদের কাছে আউটসোর্স করে। অত্যাধুনিক প্রযুক্তি ও বিশেষায়িত ইলেকট্রনিক প্ল্যাটফর্মের সুবিধা, যা নিজে তৈরি করা কঠিন ও ব্যয়বহুল হতো, বিভিন্ন আকারের প্রতিষ্ঠানকে আকৃষ্ট করছে। তবে আর্থিক বিষয়ের নিয়ন্ত্রণ তৃতীয় পক্ষের কাছে ছেড়ে দেওয়া CFO-দের জন্য সহজ হয়নি। আর্থিক ও অন্যান্য সংবেদনশীল কর্পোরেট তথ্য বাইরের কম্পিউটার ব্যবস্থায় পাঠালে ঝুঁকি অনেক বেশি: তথ্য ক্ষতিগ্রস্ত বা হারিয়ে যেতে পারে, অথবা প্রতিযোগীরা কর্পোরেট তথ্য চুরি করতে পারে। এছাড়া নিজের কর্মীদের তুলনায় বাইরের সরবরাহকারীকে নজরে রাখা আরও কঠিন। আউটসোর্সিংয়ের একটি ক্ষেত্র যা বহু ক্লায়েন্টকে আকৃষ্ট করেছে তা হলো আন্তর্জাতিক বাণিজ্য। এর বিধিমালা দেশ থেকে দেশে ভিন্ন এবং এতে প্রচুর নথিপত্র দরকার। বিশেষায়িত IT ব্যবস্থার মাধ্যমে সরবরাহকারীরা পণ্যের ভৌত অবস্থান ছাড়াও চালানের সাথে সংশ্লিষ্ট সমস্ত কাগজপত্র ট্র্যাক করতে পারে। বিদেশ থেকে কেনা পণ্যের প্রক্রিয়াকরণ ব্যয় দেশীয় পণ্যের প্রায় দ্বিগুণ, তাই আরও দক্ষ ব্যবস্থা লাভজনক।⁶

মজুদ পণ্য

তহবিলের আরেকটি ব্যবহার হলো প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয় মজুদ পণ্য ক্রয়। একটি সাধারণ উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠানে মজুদ পণ্য মোট সম্পদের প্রায় 20 শতাংশ। মজুদ পণ্যের ব্যয়ের মধ্যে শুধু এর ক্রয়মূল্যই নয়, বরং অর্ডার প্রদান, হস্তান্তর, সংরক্ষণ, সুদ এবং বীমা ব্যয়ও অন্তর্ভুক্ত।

উৎপাদন, বিপণন এবং আর্থিক ব্যবস্থাপকদের সাধারণত মজুদ পণ্য সম্পর্কে ভিন্ন ভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি থাকে। উৎপাদন ব্যবস্থাপকরা উৎপাদন বিলম্ব এড়াতে প্রচুর কাঁচামাল হাতে রাখতে চান। বিপণন ব্যবস্থাপকরা গ্রাহকের অর্ডার দ্রুত পূরণ করতে প্রচুর তৈরি পণ্য মজুদ রাখতে চান। কিন্তু আর্থিক ব্যবস্থাপকরা উৎপাদন দক্ষতা বা বিক্রয়ের ক্ষতি না করে সর্বনিম্ন মজুদ পণ্য রাখতে চান। আর্থিক ব্যবস্থাপকদের এই পরস্পরবিরোধী লক্ষ্যগুলোর ভারসাম্য রক্ষার জন্য উৎপাদন ও বিপণন বিভাগের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করতে হয়। মজুদ পণ্যে বিনিয়োগ হ্রাস করার কৌশলগুলো হলো মজুদ ব্যবস্থাপনা, যথাসময়ে-সরবরাহ (just-in-time) পদ্ধতি এবং উপকরণ প্রয়োজনীয়তা পরিকল্পনা।

খুচরা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য মজুদ ব্যবস্থাপনা একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র। আর্থিক ব্যবস্থাপকরা মজুদ পণ্য আবর্তন অনুপাত ঘনিষ্ঠভাবে নজরে রাখেন। এই অনুপাত দেখায় যে মজুদ পণ্য কত দ্রুত প্রতিষ্ঠানের মধ্য দিয়ে প্রবাহিত হয়ে বিক্রয়ে পরিণত হয়। মজুদের সংখ্যা অত্যধিক বেশি হলে সাধারণত কোম্পানির হাতে থাকা কার্যকরী মূলধন কমে যায় এবং অতিরিক্ত মজুদের জন্য ঋণ নিতে হয়। আবার আবর্তন অনুপাত অত্যধিক বেশি হলে বোঝা যায় যে গ্রাহকের চাহিদা পূরণের জন্য পর্যাপ্ত পণ্য মজুদ নেই। ফলে গ্রাহকরা অন্যত্র চলে যেতে পারেন।⁷