IT-কে সর্বোচ্চ কার্যকর করুন!

একটি কোম্পানির সমগ্র প্রতিষ্ঠানজুড়ে IT কার্যক্রম চালানো সহজ কাজ নয়, বিশেষত যখন তা একাধিক স্থান, সফটওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন ও ব্যবস্থাজুড়ে বিস্তৃত থাকে। IT ব্যবস্থাপকদের শুধু অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাই নয়, নেটওয়ার্ক এবং ই-মেইল বার্তা চালানোর মোবাইল ডিভাইসের মতো অন্যান্য প্রযুক্তিও তদারক করতে হয়। এসব প্রযুক্তি পার্শ্ববর্তী শহর থেকে অন্য মহাদেশে কর্মরত কর্মীদের সংযুক্ত রাখে। একই সাথে, IT ব্যবস্থাপকরা সময়ের চাপ ও বাজেটের সীমাবদ্ধতার মুখে পড়েন, যা তাদের কাজকে আরও কঠিন করে তোলে।

ক্রমবর্ধমান কোম্পানিগুলো প্রায়ই দেখে যে তাদের IT কাঠামো বিকেন্দ্রীভূত হয়ে গেছে, যেখানে অনেক পৃথক ব্যবস্থা আছে এবং একই কাজ বারবার হচ্ছে। যে কোম্পানি ই-কমার্সে প্রবেশ করতে বা বাড়াতে চায়, তার এমন ব্যবস্থা দরকার যা এই পরিবর্তনশীল বাজারের সাথে খাপ খাওয়াতে পারে। যন্ত্রপাতি ও তথ্যের নিরাপত্তা আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র, যা আমরা অধ্যায়ের পরবর্তী অংশে আলোচনা করব।

লক্ষ্য হলো একটি সমন্বিত, কোম্পানি-ব্যাপী প্রযুক্তি পরিকল্পনা তৈরি করা যা ব্যবসায়িক বিচার-বিশ্লেষণ, প্রযুক্তিগত দক্ষতা ও প্রযুক্তি বিনিয়োগের মধ্যে ভারসাম্য রাখে। এর জন্য প্রতিষ্ঠানের শীর্ষ কর্মকর্তা, IT ব্যবস্থাপক এবং ব্যবসায়িক ইউনিটের ব্যবস্থাপকদের মধ্যে সমন্বিত প্রচেষ্টা দরকার। এ ধরনের পরিকল্পনায় কোম্পানির কৌশলগত উদ্দেশ্য এবং সঠিক প্রযুক্তি কীভাবে ব্যবস্থাপকদের সেই লক্ষ্যে পৌঁছাতে সাহায্য করবে তা বিবেচনায় নিতে হবে।

প্রযুক্তি ব্যবস্থাপনা ও পরিকল্পনা কেবল নতুন প্রযুক্তি কেনার মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। আজকাল কোম্পানিগুলো IT বাজেট হ্রাস করছে, ফলে ব্যবস্থাপকদের কম সম্পদে বেশি কাজ করতে বলা হচ্ছে। তারা এমন প্রকল্প বাস্তবায়ন করছে যা বিদ্যমান প্রযুক্তিতে তাদের বিনিয়োগকে সর্বোচ্চ কাজে লাগায়, এবং দক্ষতা বাড়ানো ও ব্যবহার সর্বোচ্চ করার উপায় খুঁজছে।

জ্ঞান সম্পদ ব্যবস্থাপনা

তথ্যের বিস্তারের ফলে আমরা তথ্য ব্যবস্থাপনা থেকে একটি বৃহত্তর দৃষ্টিভঙ্গির দিকে একটি বড় পরিবর্তনও দেখছি। এই দৃষ্টিভঙ্গি ভৌত সম্পদের বদলে বৌদ্ধিক সম্পদের সুযোগ খোঁজা ও মূল্য বের করার উপর জোর দেয়। তথ্য ব্যবস্থাপনা তথ্য সংগ্রহ, প্রক্রিয়াকরণ ও সংক্ষেপণ নিয়ে কাজ করে। কিন্তু আরও কঠিন কাজ হলো জ্ঞান ব্যবস্থাপনা (KM)। এটি একটি সংগঠনের সম্মিলিত জ্ঞান গবেষণা, সংগ্রহ, সংগঠিত ও ভাগ করে নেওয়ার উপর মনোযোগ দেয়। এর লক্ষ্য হলো উৎপাদনশীলতা বাড়ানো, উদ্ভাবন ছড়ানো এবং প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা পাওয়া। কিছু কোম্পানি এমনকি এই প্রচেষ্টার নেতৃত্ব দেওয়ার জন্য একটি নতুন পদ, প্রধান জ্ঞান কর্মকর্তা (chief knowledge officer), সৃষ্টি করছে। ¹³

কোম্পানিগুলো জ্ঞানের আদান-প্রদান সহজ করতে তাদের IT ব্যবস্থা ব্যবহার করে। কিন্তু উন্নত হার্ডওয়্যার ও সফটওয়্যার KM-এর সমাধান নয়। KM প্রযুক্তিনির্ভর নয়, বরং এটি একটি ব্যবসায়িক অনুশীলন যা প্রযুক্তি কাজে লাগায়। প্রযুক্তি একাই KM তৈরি করে না, আবার এটি KM-এর সমাধানও নয়; বরং এটি KM-কে সহজ করে। সফল KM উদ্যোগ পরিচালনাকারী কর্মকর্তারা বোঝেন যে KM মানে বড় সফটওয়্যার কেনা নয় যা তথ্য ভান্ডার হিসেবে কাজ করবে আর কোম্পানির সমস্ত বৌদ্ধিক মূলধন সমন্বয় করবে। Bristol-Myers Squibb (BMS)-এর জ্ঞান ব্যবস্থাপনা বিভাগের ভাইস প্রেসিডেন্ট Melinda Bickerstaff-এর মতে, এই ধরনের যেকোনো "প্রযুক্তিকে সামনে রেখে" পদ্ধতি ব্যর্থতার নিশ্চিত পথ। Bickerstaff বলেন, "জ্ঞান ব্যবস্থাপনাকে বিমূর্ত ধারণা হিসেবে নয়, বরং ব্যবসায়িক সমস্যার সমাধানকারী হিসেবে দেখতে হবে।"

কার্যকর KM-এর জন্য একটি আন্তঃবিভাগীয় পদ্ধতি দরকার যা একটি সংগঠনের জ্ঞানের সমস্ত দিক সমন্বয় করে। এর জন্য তথ্য ব্যবস্থার শক্তি, বিশেষত ইন্টারনেট, এবং কোম্পানির মানবসম্পদকে কাজে লাগাতে হবে। প্রযুক্তির পাশাপাশি আচরণেও একটি বড় পরিবর্তন দরকার। প্রথম পদক্ষেপ হলো সাংগঠনিক কাঠামো ও পুরস্কারের মাধ্যমে এমন একটি তথ্য সংস্কৃতি গড়ে তোলা যা কাজ ও যোগাযোগের আরও নমনীয় ও সহযোগিতামূলক পদ্ধতিকে উৎসাহিত করে। একটি সংগঠনকে KM-এর দিকে নিয়ে যাওয়া সহজ কাজ নয়। তবে সহযোগিতামূলক পরিবেশ তৈরি, একই কাজের পুনরাবৃত্তি কমানো এবং ভাগ করে নেওয়া জ্ঞান বাড়ানোর দিক থেকে এটি যথেষ্ট ফলদায়ক। প্রবৃদ্ধি, সময় ও অর্থের দিক থেকে এর সুফল উল্লেখযোগ্য হতে পারে।

প্রধান ওষুধ কোম্পানি Bristol-Meyers Squibb-এ Bickerstaff KM বাস্তবায়ন শুরু করেছিলেন নির্দিষ্ট তথ্য-সম্পর্কিত সমস্যার সমাধান খুঁজে, যাতে কোম্পানি সময় বা অর্থ বাঁচাতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, তিনি জানতে পারলেন যে কোম্পানির বিজ্ঞানীরা পেটেন্ট ও অন্যান্য তথ্য খুঁজতে একাধিক ডেটাবেজে তাদের প্রায় ১৮ শতাংশ সময় ব্যয় করছেন। প্রাসঙ্গিক ডেটাবেজগুলো কেবল একত্রিত করেই গবেষকরা দ্রুত অনুসন্ধানের সুযোগ পেলেন। আরেকটি জটিল প্রকল্পে সর্বোচ্চ FDA অনুমোদনের হারসম্পন্ন ওষুধ-উন্নয়ন দলগুলোর সর্বোত্তম অনুশীলন সংকলন করা হয়েছিল, যাতে অন্য দলগুলো উপকৃত হতে পারে। সহজে উপেক্ষা করা যায় এমন ফর্ম পাঠানোর বদলে, Bickerstaff সাক্ষাৎকার ও শিক্ষা-অর্জন সেশনের আয়োজন করলেন। এরপর তথ্যগুলোকে শুষ্ক কর্পোরেট প্রতিবেদনের বদলে আকর্ষণীয় নিবন্ধে রূপান্তর করা হলো।¹⁴

প্রযুক্তি পরিকল্পনা

একটি ভালো প্রযুক্তি পরিকল্পনা কর্মীদের সর্বোচ্চ দক্ষতায় কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম দেয়। প্রথম পদক্ষেপ হলো একটি সাধারণ চাহিদা নিরূপণ, এরপর প্রকল্পগুলোর অগ্রাধিকার নির্ধারণ এবং হার্ডওয়্যার ও সফ্টওয়্যারের সুনির্দিষ্ট পছন্দ। Table 13.3 বিভাগীয় ব্যবস্থাপক এবং আইটি বিশেষজ্ঞদের প্রযুক্তি ক্রয় পরিকল্পনা করার সময় কিছু মৌলিক প্রশ্ন উপস্থাপন করে।

ব্যবস্থাপকরা একবার ব্যবসায়িক দৃষ্টিকোণ থেকে প্রাসঙ্গিক প্রকল্পগুলো চিহ্নিত করলে কোম্পানির চাহিদার জন্য সেরা পণ্য বেছে নিতে পারেন। চূড়ান্ত পদক্ষেপ হলো দক্ষতা ও কার্যকারিতার দিক থেকে প্রযুক্তির সম্ভাব্য সুবিধা মূল্যায়ন করা। একটি সফল প্রকল্পের জন্য ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া মূল্যায়ন ও পুনর্গঠন করতে হবে, প্রযুক্তি বাছতে হবে, সিস্টেম তৈরি ও বাস্তবায়ন করতে হবে এবং সাংগঠনিক চাহিদা সর্বোত্তমভাবে পূরণের জন্য পরিবর্তন প্রক্রিয়া সামলাতে হবে। অদক্ষ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপরে নতুন আইটি সিস্টেম বসানো শুধুই সময় ও অর্থের অপচয়!