তৈরি নাকি কেনা?

প্রতিষ্ঠানকে ঠিক করতে হবে যে উৎপাদনের উপকরণ নিজে তৈরি করবে নাকি বাইরে থেকে কিনবে। এটি হলো তৈরি বা ক্রয় সিদ্ধান্ত (make-or-buy decision)। প্রয়োজনীয় আইটেমের পরিমাণ একটি বিবেচ্য বিষয়। যদি কোনো যন্ত্রাংশ অনেক পণ্যের মধ্যে কেবল একটিতে ব্যবহৃত হয়, তবে সেটি কেনা তৈরি করার চেয়ে বেশি সাশ্রয়ী হতে পারে। স্ক্রু, বোল্ট, রিভেট ও পেরেকের মতো প্রমাণমাপের আইটেম কেনা সাধারণত নিজে তৈরির চেয়ে সহজ ও সস্তা। অন্য উৎপাদনকারীর কাছ থেকে বড় উপাদান কেনাও সাশ্রয়ী হতে পারে। যখন আইটেমগুলো অভ্যন্তরীণভাবে তৈরির পরিবর্তে বাইরের উৎস থেকে কেনা হয়, তখন এটিকে আউটসোর্সিং (outsourcing) বলা হয়। Harley-Davidson, উদাহরণস্বরূপ, Harley-এর নির্দিষ্টকরণ অনুযায়ী তৈরি টায়ার, ব্রেক সিস্টেম এবং অন্যান্য মোটরসাইকেল উপাদান উৎপাদনকারীদের কাছ থেকে ক্রয় করে। তবে কোনো পণ্যে যদি বিশেষ নকশার বৈশিষ্ট্য থাকে যা প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা রক্ষার জন্য গোপন রাখা দরকার, তাহলে প্রতিষ্ঠান সমস্ত যন্ত্রাংশ অভ্যন্তরীণভাবে উৎপাদনের সিদ্ধান্ত নিতে পারে।

তৈরি বা ক্রয়ের সিদ্ধান্তে একটি প্রতিষ্ঠানকে এটাও দেখতে হবে যে বাইরের উৎস নির্ভরযোগ্যভাবে উচ্চমানের সরবরাহ দিতে পারবে কিনা। অত্যাবশ্যক যন্ত্রাংশ সময়মতো না এলে উৎপাদন বন্ধ করতে হতে পারে, যা একটি ব্যয়বহুল বিপর্যয়। নিম্নমানের যন্ত্রাংশ বা উপকরণও সমান ক্ষতিকর, কারণ এগুলো উচ্চমানের পণ্য উৎপাদনে প্রতিষ্ঠানের সুনাম নষ্ট করতে পারে। তাই, যেসব প্রতিষ্ঠান উৎপাদন উপকরণের কিছু বা সব বাইরে থেকে কেনে, তাদের মানসম্পন্ন সরবরাহকারীদের সাথে দৃঢ় সম্পর্ক গড়াকে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত।

মজুদ ব্যবস্থাপনা: শুধু যন্ত্রাংশ নয়

একটি প্রতিষ্ঠানের মজুদ পণ্য (inventory) হলো উৎপাদনে ব্যবহার বা গ্রাহকদের কাছে বিক্রির জন্য রাখা পণ্যের সরবরাহ। কতটুকু মজুদ হাতে রাখতে হবে তা ঠিক করা কার্য ব্যবস্থাপকদের জন্য একটি বড় চ্যালেঞ্জ। একদিকে, বেশি মজুদ থাকলে প্রতিষ্ঠান অধিকাংশ উৎপাদন ও গ্রাহকের চাহিদা মেটাতে পারে। বড় পরিমাণে কিনলে পরিমাণগত ছাড়ের সুবিধাও পাওয়া যায়। অন্যদিকে, বেশি মজুদ প্রতিষ্ঠানের অর্থ আটকে রাখে, সংরক্ষণে ব্যয়বহুল এবং পুরনো হয়ে যেতে পারে।

মজুদ ব্যবস্থাপনা (inventory management) হলো প্রতিটি ধরনের মজুদ কতটুকু হাতে রাখতে হবে এবং তার অর্ডার করা, গ্রহণ করা, সংরক্ষণ করা ও পর্যবেক্ষণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া। মজুদ ব্যবস্থাপনার লক্ষ্য হলো উৎপাদন ও বিক্রয়ের জন্য পর্যাপ্ত মজুদ বজায় রাখার পাশাপাশি মজুদ অর্ডার ও ধরে রাখার ব্যয় হ্রাস করা। সুষ্ঠু মজুদ ব্যবস্থাপনা পণ্যের মান উন্নত করে, কার্যক্রমকে আরও দক্ষ করে তোলে এবং মুনাফা বৃদ্ধি করে। দুর্বল মজুদ ব্যবস্থাপনা অসন্তুষ্ট গ্রাহক, আর্থিক সংকট এমনকি দেউলিয়াত্বের কারণ হতে পারে।

সর্বোত্তম মজুদ মাত্রা নির্ধারণের একটি উপায় হলো তিনটি ব্যয় পরীক্ষা করা: মজুদ ধরে রাখার ব্যয়, ঘন ঘন পুনরায় অর্ডারের ব্যয়, এবং হাতে পর্যাপ্ত মজুদ না রাখার ব্যয়। ব্যবস্থাপকদের এই তিনটি ব্যয় পরিমাপ করতে হবে এবং সেগুলো ন্যূনতম করার চেষ্টা করতে হবে।

মজুদের মাত্রা নিয়ন্ত্রণ করতে, ব্যবস্থাপকরা প্রায়ই নির্দিষ্ট মজুদ আইটেমের ব্যবহার পর্যবেক্ষণ করেন। অধিকাংশ কোম্পানি একটি চিরস্থায়ী মজুদ তালিকা (perpetual inventory) রাখে, যা সকল প্রধান দ্রব্যের মজুদ মাত্রা, অর্ডার, বিক্রয় এবং রসিদের একটি ক্রমাগত হালনাগাদকৃত তালিকা। আজকাল, কোম্পানিগুলো মজুদ মাত্রা ট্র্যাক করতে, অর্ডারের পরিমাণ নির্ণয় করতে এবং সঠিক সময়ে ক্রয়াদেশ জারি করতে প্রধানত কম্পিউটার ব্যবহার করে।

কম্পিউটারনির্ভর সম্পদ পরিকল্পনা

অনেক উৎপাদনকারী কোম্পানি সম্পদ ও মজুদের প্রবাহ নিয়ন্ত্রণে কম্পিউটারনির্ভর ব্যবস্থা নিয়েছে। উপকরণ চাহিদা পরিকল্পনা (MRP) এমনই একটি ব্যবস্থা। MRP একটি মূল সময়সূচি ব্যবহার করে। এটি নিশ্চিত করে যে উৎপাদনের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ, শ্রম ও সরঞ্জাম সঠিক সময়ে, সঠিক পরিমাণে, সঠিক স্থানে পাওয়া যাবে। সময়সূচিটি কোম্পানির পণ্যের চাহিদার পূর্বাভাসের উপর ভিত্তি করে তৈরি। এটি নির্দিষ্টভাবে বলে আগামী কয়েক সপ্তাহ বা মাসে কী তৈরি হবে এবং কাজটি কখন হবে। উন্নত কম্পিউটার প্রোগ্রাম MRP-এর সব উপাদান সমন্বয় করে। কম্পিউটার উৎপাদনের চাহিদার সাথে ইতোমধ্যে মজুদ থাকা উপকরণের তুলনা করে প্রয়োজনীয়তা নির্ণয় করে। উৎপাদনে লাগার সময় হাতে থাকার জন্য সঠিক সময়ে অর্ডার দেওয়া হয়। MRP সম্পূর্ণ পণ্যের মসৃণ প্রবাহ নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।

উৎপাদন সম্পদ পরিকল্পনা II (MRPII) ১৯৮০-এর দশকের শেষদিকে MRP-এর সম্প্রসারণ হিসেবে তৈরি করা হয়েছিল। এটি অর্থায়ন, বিপণন, হিসাববিজ্ঞান, প্রকৌশল এবং উৎপাদনসহ অনেক বিভাগের তথ্য একত্রিত করতে একটি জটিল কম্পিউটারনির্ভর ব্যবস্থা ব্যবহার করে। MRPII প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি উৎপাদন পরিকল্পনা, সেইসাথে ব্যবস্থাপনা প্রতিবেদন, পূর্বাভাস এবং আর্থিক বিবরণী তৈরি করতে পারে। এই ব্যবস্থাটি ব্যবস্থাপকদের আরও সঠিক পূর্বাভাস দিতে এবং উৎপাদন পরিকল্পনার মুনাফার উপর প্রভাব মূল্যায়ন করতে দেয়। যদি একটি বিভাগের পরিকল্পনা পরিবর্তন হয়, তাহলে এই পরিবর্তনের প্রভাব সমগ্র কোম্পানি জুড়ে প্রেরিত হয়।

MRP ও MRPII ব্যবস্থাগুলো অভ্যন্তরীণ বিষয়ে মনোযোগ দেয়। কিন্তু প্রাতিষ্ঠানিক সম্পদ পরিকল্পনা (ERP) ব্যবস্থা আরও এক ধাপ এগিয়ে গিয়ে ডেটা প্রবাহে সরবরাহকারী ও গ্রাহকদের তথ্যও যুক্ত করে। ERP একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্ত প্রধান বিভাগকে একটি সফটওয়্যারে একীভূত করে। উদাহরণস্বরূপ, উৎপাদন বিভাগ বিক্রয় তথ্য দেখে সঙ্গে সঙ্গে জানতে পারে গ্রাহকের অর্ডার পূরণে কত ইউনিট তৈরি করতে হবে। মানবসম্পদ ও উপকরণসহ সম্পদের প্রাপ্যতার তথ্য দিয়ে ব্যবস্থাটি ভালো ব্যয় নিয়ন্ত্রণ সম্ভব করে এবং উৎপাদনের বিলম্ব দূর করে। ব্যবস্থাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে যেকোনো পরিবর্তন ধরতে পারে--যেমন রক্ষণাবেক্ষণের জন্য কোনো কারখানা বন্ধ থাকা বা সরবরাহকারীর সময়মতো পণ্য দিতে না পারা--যাতে সব কার্যক্রম সেই অনুযায়ী সমন্বিত হয়। বৃহৎ ও ক্ষুদ্র উভয় প্রতিষ্ঠানই কার্যক্রম উন্নত করতে ERP ব্যবহার করে।

পণ্যের প্রবাহ বজায় রাখা: সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনা

অতীতে ক্রেতা ও সরবরাহকারীদের সম্পর্ক প্রায়ই প্রতিযোগিতামূলক ও বৈরী ছিল। ব্যবসায়গুলো অনেক সরবরাহকারী ব্যবহার করত এবং ঘন ঘন বদলাত। চুক্তি আলোচনায় প্রতিটি পক্ষ অন্যের ব্যয়ে ভালো শর্ত আদায়ের চেষ্টা করত। ক্রেতা ও সরবরাহকারীদের যোগাযোগ প্রায়ই ক্রয়াদেশ ও বিল বিবরণীতে সীমাবদ্ধ ছিল।

তবে আজকাল, অনেক প্রতিষ্ঠান সরবরাহকারী সম্পর্কের ক্ষেত্রে একটি নতুন ধারণার দিকে এগিয়ে যাচ্ছে। ক্রমবর্ধমানভাবে একটি শক্তিশালী সরবরাহ শৃঙ্খল (supply chain) গড়ে তোলার উপর জোর দেওয়া হচ্ছে। সরবরাহ শৃঙ্খলকে উপকরণ সংগ্রহ, পণ্য উৎপাদন এবং গ্রাহকদের কাছে পণ্য সরবরাহের সম্পূর্ণ ধারাবাহিক প্রক্রিয়া হিসেবে বিবেচনা করা যেতে পারে। এই প্রক্রিয়ার কোনো সংযোগ দুর্বল হলে, সরবরাহ শৃঙ্খলের শেষ পর্যায়ে থাকা গ্রাহকরা অসন্তুষ্ট হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

কার্যকর সরবরাহ শৃঙ্খল কৌশল ব্যয় কমায়। উদাহরণস্বরূপ, পরিবহনকারী ও গ্রাহকের সরবরাহ শৃঙ্খল একীভূত করলে কোম্পানি আরও বেশি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে ও সময় বাঁচাতে পারে। প্রযুক্তি সরবরাহ শৃঙ্খলের বিভিন্ন পর্যায়ে পণ্য ট্র্যাক করে ও লজিস্টিক্সে সাহায্য করে দক্ষতাও বাড়ায়। উৎপাদন ও মজুদ সম্পর্কে ভালো তথ্য থাকলে কোম্পানি সর্বোত্তম সময়ে পণ্য অর্ডার ও গ্রহণ করতে পারে, ফলে মজুদ ধারণের ব্যয় কম থাকে।

কোম্পানিগুলোর সরবরাহ শৃঙ্খল বিঘ্নের জন্য আকস্মিক পরিকল্পনাও দরকার। তুষারঝড়ে বিমানবন্দর বন্ধ হলে বা মধ্যপশ্চিমে খরায় ফসল নষ্ট হলে কি বিকল্প সরবরাহের উৎস আছে? আগে থেকে ভাবলে বড় ক্ষতি এড়ানো যায়। সরবরাহ লাইনের দৈর্ঘ্য ও দূরত্বও বিবেচনার বিষয়। এশিয়া থেকে যন্ত্রাংশ আমদানি বা সেখানে উৎপাদন আউটসোর্স করলে ইউরোপ বা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের উৎপাদনকারীর জন্য দীর্ঘ সরবরাহ শৃঙ্খল তৈরি হয়। হয়তো কাছাকাছি এমন সরবরাহকারী বা উৎপাদনকারী আছে যারা কম সামগ্রিক ব্যয়ে চাহিদা মেটাতে পারে। আউটসোর্সিং সিদ্ধান্তগুলো নিয়মিত পুনর্মূল্যায়নও করা উচিত।

সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনার কৌশলগুলো

শক্তিশালী সরবরাহ শৃঙ্খল নিশ্চিত করতে প্রতিষ্ঠানগুলোকে সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনার কৌশল কাজে লাগাতে হবে। সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনা (supply-chain management) সরবরাহ শৃঙ্খল বরাবর রূপান্তরগুলো মসৃণ করায় মনোযোগ দেয়। এর চূড়ান্ত লক্ষ্য হলো মানসম্পন্ন পণ্য ও সেবা দিয়ে গ্রাহকদের সন্তুষ্ট করা। কার্যকর সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনার একটি মূল উপাদান হলো সরবরাহকারীদের সাথে ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক গড়া। এর অর্থ হতে পারে সরবরাহকারীর সংখ্যা কমানো এবং দীর্ঘমেয়াদি সম্পর্কের বিনিময়ে তাদের কাছে আরও সেবা বা ভালো মূল্য চাওয়া।

Exhibit 10.8 একটি দক্ষ সরবরাহ শৃঙ্খল পরিচালনা করা ব্যবসায়ের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত যখন সরবরাহকৃত পণ্যটি হলো তাজা কাটা ফুলের তোড়া। শুধুমাত্র সতেজতম ও সবচেয়ে রঙিন ফুলের সাজসজ্জা বিশেষ কারো কাছে পৌঁছানো নিশ্চিত করতে, অনলাইন ফুল ডেলিভারি সেবা একটি জাতীয় ওয়েবসাইট হিসেবে কাজ করে যা বিশ্বস্ত স্থানীয় ফুল বিক্রেতাদের মাধ্যমে গ্রাহকদের সেবা দেয়, যারা একই দিনে ডেলিভারি দেয়। সাইটটি অনুসন্ধানের মাধ্যমে গ্রাহকদের আকৃষ্ট করে এমন একটি ওয়েব সেবা ব্যবহার করে, সাথে সমন্বিত বাহক সময়সূচি এবং স্থানীয় ফুল বিক্রেতাদের মানের পর্যালোচনা যা প্রতিযোগীদের তুলনায় সতেজ ফুল ডেলিভারি সম্ভব করে। কোন কৌশলগুলো ব্যবসায়গুলোকে একটি কার্যকর সরবরাহ শৃঙ্খল তৈরি এবং বজায় রাখতে সহায়তা করে? (Credit: Brood_wich/ Flickr/ Attribution-2.0 Generic (CC BY 2.0))

General Motors তার টেক্সাস-ভিত্তিক SUV কারখানার নিকটে একটি নতুন সরবরাহকারী পার্কে কৌশলগতভাবে নির্বাচিত একটি গোষ্ঠীকে বৃহত্তর, দীর্ঘমেয়াদি চুক্তি দেওয়ার জন্য তার সরবরাহকারীর সংখ্যা কমানোর পরিকল্পনা করছে। GM হলো এমন কয়েকটি উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠানের মধ্যে একটি যারা তাদের সরবরাহ শৃঙ্খলে দূরবর্তী সরবরাহকারীদের পুনর্বিবেচনা করছে। বৈশ্বিক যন্ত্রাংশ নেটওয়ার্ক দীর্ঘদিন ধরে ব্যয় কমানোর জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বলে বিবেচিত হয়ে আসছে, কিন্তু রাজনৈতিক পরিবর্তন, সংরক্ষণবাদী পদক্ষেপ এবং প্রাকৃতিক দুর্যোগের কারণে আরও বেশি কোম্পানি এই সিদ্ধান্তে পৌঁছাচ্ছে যে এগুলো ঝুঁকিপূর্ণ বিকল্প।⁴

উৎপাদন প্রক্রিয়ায় "বহিরাগত" বলে গণ্য না হয়ে, অনেক সরবরাহকারী এখন তাদের গ্রাহকদের কার্যক্রমে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। তাদের কাছ থেকে উচ্চমান পূরণ, উৎপাদন ব্যয় কমাতে পরামর্শ দেওয়া এবং এমনকি নতুন পণ্যের নকশায় অবদান রাখার আশা করা হয়।

ই-ক্রয়, ইলেকট্রনিক ডেটা ইন্টারচেঞ্জ এবং ব্লকচেইন প্রযুক্তি

কার্যকর সরবরাহ শৃঙ্খল ব্যবস্থাপনা সরবরাহকারীদের সাথে শক্তিশালী যোগাযোগের উপর নির্ভর করে। প্রযুক্তি, বিশেষত ইন্টারনেট, এর নতুন উপায় দিচ্ছে। ই-ক্রয় / ইলেকট্রনিক ক্রয় ব্যবস্থা (e-procurement), অর্থাৎ অনলাইনে সরবরাহ ও উপকরণ কেনার প্রক্রিয়া, দ্রুত বাড়ছে। অনেক উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান তাদের মূল সরবরাহকারীদের চাহিদা সম্পর্কে জানাতে ইন্টারনেট ব্যবহার করে। Intel, উদাহরণস্বরূপ, তার সরবরাহকারী ও সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের জন্য একটি বিশেষ ওয়েবসাইট তৈরি করেছে। সম্ভাব্য সরবরাহকারীরা Intel-এর সাথে ব্যবসা করার তথ্য পেতে সাইটটি পরিদর্শন করতে পারেন; অনুমোদিত হলে, তারা Intel-এর বর্তমান ও ভবিষ্যৎ সম্পদ চাহিদার উপর দর প্রস্তাব দিতে একটি সুরক্ষিত এলাকায় প্রবেশ করতে পারেন।

ইন্টারনেট শত শত সম্ভাব্য সরবরাহকারীর পণ্য ও সেবার বিশাল তথ্যভাণ্ডারে দ্রুত প্রবেশ দিয়ে ক্রয় প্রক্রিয়া সহজ করে। অনেক বৃহৎ কোম্পানি এখন অনলাইনে বিপরীত নিলামে অংশগ্রহণ করে, যা ক্রয় ব্যয় উল্লেখযোগ্যভাবে কমাতে পারে। বিপরীত নিলামে উৎপাদনকারী তার প্রয়োজনীয় উপকরণের বিনির্দেশ পোস্ট করে। সম্ভাব্য সরবরাহকারীরা তখন কাজটি পাওয়ার জন্য পরস্পরের বিরুদ্ধে দর প্রস্তাব করেন। তবে বিপরীত নিলামে ঝুঁকি রয়েছে। বিপরীত নিলাম ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সরবরাহকারীদের সাথে চলমান সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা ও বজায় রাখা কঠিন হতে পারে, কারণ শেষ পর্যন্ত সর্বনিম্ন দরদাতা কাজটি পান। সুতরাং, গুরুত্বপূর্ণ উৎপাদন উপকরণের জন্য বিপরীত নিলাম একটি কার্যকর ক্রয় প্রক্রিয়া নাও হতে পারে। অন্যান্য ধরনের প্রতিষ্ঠানও এই নিলাম ব্যবহার করতে পারে। U.S. Army তার ক্রয় অনুশীলনে অদক্ষতার বাস্তবতা ও ধারণার বিরুদ্ধে লড়াই করতে প্রযুক্তি কাজে লাগাতে বিপরীত নিলাম ব্যবহার করে। General Services Administration দেখতে পেয়েছিল যে সরকারি সংস্থাগুলোর ৩১টি সরবরাহকারী একই হাতুড়ির জন্য ৯.৭৬ ডলার থেকে ৪৮.৭৭ ডলার পর্যন্ত মূল্য নির্ধারণ করছিল।⁵ ২০০৫ সালে U.S. Army কাগজ থেকে কম্পিউটার, এমনকি হেলিকপ্টার পর্যন্ত বিভিন্ন পণ্যের জন্য বিপরীত নিলামের বৃহত্তম বাণিজ্যিক মার্কেটপ্লেস FedBid, Inc.-এর সাথে অংশীদারিত্ব শুরু করে। স্বাধীন সরকারি ব্যয় অনুমান অনুযায়ী গত দশকে ব্যয় ৩৮৮ মিলিয়ন মার্কিন ডলার হ্রাস পেয়েছে।⁶

আরেকটি যোগাযোগ মাধ্যম হলো ইলেকট্রনিক ডেটা ইন্টারচেঞ্জ (EDI), যেখানে দুটি ব্যবসায়িক অংশীদার ইলেকট্রনিকভাবে তথ্য আদান-প্রদান করে। EDI একটি সংযুক্ত কম্পিউটার সিস্টেমের মাধ্যমে বা ইন্টারনেটের মাধ্যমে পরিচালিত হতে পারে। সরবরাহকারীদের সাথে ইলেকট্রনিকভাবে তথ্য বিনিময়ের সুবিধার মধ্যে রয়েছে গতি, নির্ভুলতা এবং যোগাযোগ ব্যয় হ্রাস। বিশ্বব্যাপী যানবাহন উৎপাদন ও বিতরণে Ford Motor Company-র প্রচেষ্টায় EDI একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। ব্লকচেইন প্রযুক্তি (blockchain technology)-র উদ্ভবের সাথে সাথে, বিভিন্ন অংশগ্রহণকারী সংস্থার সাথে একাধিক লেনদেন কভার করতে এই ধরনের প্রক্রিয়াগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করার সম্ভাবনা রয়েছে।⁷