Novartis-এর চালান প্রক্রিয়াকরণের প্রেসক্রিপশন

বিশ্বজুড়ে ১৪০টি দেশে ৩৬০টি স্বাধীন অনুমোদিত প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে চলা ৬০০টিরও বেশি ব্যবসায়িক ইউনিট থাকলে--বিভিন্ন ভাষা ও মুদ্রায় জটিল চালান প্রক্রিয়া করার সময়--আপনি কী করবেন? আপনি কাজটি সহজ করতে সর্বোত্তম প্রযুক্তিগত সমাধান খুঁজে বের করবেন।

বৈশ্বিক ফার্মাসিউটিক্যাল জায়ান্ট Novartis-এ IT বিভাগ একটি কৌশলগত সম্পদ। ২,০০০ জনের এই দল ২০০টি স্থান ও ২৫টি ডেটা সেন্টারে ৬৩,০০০ গ্রাহককে সেবা দেয়। কোম্পানির বেশিরভাগ চালান আন্তর্জাতিক সরবরাহকারীদের কাছ থেকে আসে, তাই সেগুলোতে নকশা, ভাষা, কর ও মুদ্রার ভিন্নতা থাকে। ফলে অনেকগুলো "প্রশ্নসাপেক্ষ আইটেম" হিসেবে চিহ্নিত হয়, যা Novartis-এর হিসাব কর্মীদের হাতে হাতে সমাধান করতে হয়। এতে পেমেন্ট দেরি হয় এবং সেই চালানগুলো প্রক্রিয়া করা অত্যন্ত ব্যয়বহুল হয়ে পড়ে। আসলে, অর্থ বিভাগের কর্মীরা প্রশ্নসাপেক্ষ চালান সমাধানে এতটাই সময় দিতেন যে অন্যান্য কাজ ক্ষতিগ্রস্ত হতো। একটি সমাধান অত্যন্ত জরুরি ছিল।

বিনিয়োগ থেকে সর্বোচ্চ ফল পেতে Novartis-এর এমন একটি নমনীয় সমাধান দরকার ছিল যা বর্তমান ও ভবিষ্যৎ চাহিদা পূরণ করবে এবং বিভিন্ন ভৌগোলিক অবস্থানের অন্যান্য ব্যবসায়িক বিভাগেও কাজ করবে। এটি দ্রুত ও নির্ভুল ডকুমেন্ট ক্যাপচার ও বহু-ভাষা সমর্থন দেবে, এবং কাগজের দলিলপত্রের পাশাপাশি ফ্যাক্স ও ইলেকট্রনিক তথ্যেও কাজ করবে। সবশেষে, প্রকল্পের অর্থায়ন পেতে নয় মাসের মধ্যে বিনিয়োগের রিটার্ন (ROI) আসা জরুরি ছিল।

EMC/Captiva-র InputAccel for Invoices ছিল এর সমাধান। সফটওয়্যারটি কাগজের দলিল থেকে তথ্য বের করে, intelligent document recognition (IDR) প্রযুক্তি দিয়ে সেগুলোকে ডিজিটাল ইমেজে রূপান্তর করে, এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রাতিষ্ঠানিক সম্পদ পরিকল্পনা, প্রদেয় হিসাব (A/P) ও অন্যান্য ব্যাক-এন্ড ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থায় পাঠায়। বিশেষায়িত InputAccel সার্ভার কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ায় বাধাগুলো চিহ্নিত করে ও এড়িয়ে আউটপুট পরিচালনা করে। এটি আরও নিশ্চিত করে যে কোনো সার্ভার অফলাইন হলেও অন্যগুলো কার্যকর থাকবে, এভাবে ডাউনটাইম এড়ানো যায়।

এখন Novartis একটি কেন্দ্রীয় স্থানে আগত চালান স্ক্যান করে, এবং ইমেজগুলো উন্নয়নের জন্য InputAccel for Invoices সার্ভারে পাঠানো হয়। চালানের তথ্য তারপর সরবরাহকারীর তথ্যের সাথে মিলিয়ে যাচাই করা হয়। বেশিরভাগ চালান সরাসরি পেমেন্টের জন্য স্থানান্তরিত হয়, এবং তুলনামূলকভাবে অল্প সংখ্যক চালান তিনজন প্রদেয় হিসাব কেরানির একজনের কাছে স্থানান্তরিত হয় যারা ম্যানুয়ালি প্রশ্নগুলো সমাধান করেন। Novartis স্বাস্থ্য সমস্যা উন্নত করার পণ্যের গবেষণা ও উন্নয়নে একটি বৈশ্বিক নেতা। InputAccel Novartis-এর হিসাব ব্যবস্থার অংশ হিসেবে Novartis নির্বাচন করেছিল।

তথ্য প্রযুক্তির কল্যাণে সামগ্রিক দক্ষতা বেড়েছে, প্রক্রিয়াকরণ ত্রুটি কমেছে, এবং হিসাব কর্মীরা চালান ত্রুটি সমাধানের বদলে আরও অর্থবহ কাজে তাদের সময় ও বিশেষজ্ঞ জ্ঞান কাজে লাগাতে পারছেন। Novartis-এর জন্য এটি "লক্ষ্য অর্জিত।"

সূত্র: "OpenText Acquires EMC Enterprise Division," MetaSource, http://www.metasource.com, September 20, 2016; Novartis corporate website, http://www.novartis.com, March 20, 2006; "Processing Invoices From Around the World," ECM Connection, https://www.ecmconnection, February 2, 2006; Kathryn Balint, "Captiva's Paper Chase Paying Off," San Diego Union-Tribune, December 9, 2005, pp. C1, C5.